Fluxo de caixa: o que é, como fazer e um exemplo com números de um pequeno negócio

O que é fluxo de caixa, em palavras simples?

É a agenda do seu dinheiro. Ela mostra o que entrou, o que saiu e o que ainda vai entrar e sair.

O fluxo de caixa tem duas partes:

• Realizado: o que já aconteceu. Vem do extrato do banco, da maquininha e do dinheiro da gaveta.
• Previsto: o que está combinado para os próximos dias. Boletos, aluguel, DAS, parcelas do cartão a receber.

A conta é sempre a mesma: saldo inicial + entradas − saídas = saldo final. O saldo final de um período vira o saldo inicial do próximo.

O que manda é a data. No fluxo de caixa, a venda no cartão para 30 dias entra daqui a 30 dias. Não entra no dia da venda.

Qual a diferença entre fluxo de caixa e lucro?

O lucro olha para o que você vendeu e quanto custou o que foi vendido. O fluxo de caixa olha para quando o dinheiro passou pela conta.

Por isso existem negócios com lucro que quebram. E negócios com caixa cheio que estão no prejuízo, porque vivem do prazo do fornecedor.

Exemplo com números: lucro de quase R$ 1.300 e caixa no vermelho

Carla revende cosméticos e perfumes pelo WhatsApp. É o modelo da ficha de revenda de cosméticos e perfumes por catálogo digital. Ela é MEI.

Em outubro, Carla vendeu R$ 6.000: 50 pedidos de R$ 120. Do total, 40% foram no Pix. Os outros 60% foram no cartão de crédito, que cai em 30 dias.

Primeiro, o lucro de outubro:

Lucro de 21% sobre as vendas. Parece um mês bom.

Agora o caixa de outubro, semana a semana. Carla começou o mês com R$ 1.500. Recebeu R$ 1.300 por semana, somando o Pix do mês e o cartão das vendas de setembro. Na segunda semana, comprou R$ 5.500 de estoque à vista para a Black Friday. O fornecedor deu desconto para pagamento à vista.

O mês deu lucro de R$ 1.287,95. Mas o caixa fechou com R$ 502,05 negativos. Na segunda semana, o buraco chegou a R$ 1.870.

Para cobrir, Carla usou o cheque especial. Os juros comeram parte do lucro do mês.

O que ela poderia ter feito, se olhasse o fluxo antes

• Dividir a compra de R$ 5.500 em duas: metade na semana 2, metade na semana 4.
• Pedir boleto para 28 dias ao fornecedor, mesmo perdendo parte do desconto.
• Dar um desconto pequeno no Pix para receber mais rápido.
• Adiar a retirada de R$ 1.000 para a primeira semana de novembro.

Qualquer uma dessas evitaria o cheque especial. Nenhuma muda o lucro do mês. Só muda a data em que o dinheiro passa pela conta.

Como fazer o fluxo de caixa do seu negócio?

1. Separe a conta do negócio da sua conta pessoal. Sem isso, nenhum número fecha.
2. Anote o saldo de hoje. Some banco, valores já liberados na maquininha e dinheiro em espécie.
3. Liste as entradas previstas. Cartão a receber, boletos de clientes, Pix combinados. Coloque na data em que caem.
4. Liste as saídas previstas. Fornecedores, aluguel, DAS no dia 20, internet, parcelas e a sua retirada.
5. Escolha o período. Semanal para quem vende todo dia ou compra estoque. Mensal para quem tem poucos clientes fixos.
6. Calcule o saldo de cada período. Saldo inicial + entradas − saídas.
7. Toda semana, troque o previsto pelo realizado. Depois ajuste a previsão das semanas seguintes.
8. Olhe de 60 a 90 dias para frente. Mês fraco, 13º do funcionário, compra para datas fortes. O que se vê de longe dá para planejar.

Não precisa de sistema caro. Uma planilha simples resolve: uma linha por entrada ou saída e uma aba que soma tudo por mês.

Fluxo de caixa semanal ou mensal?

Quem faz marmitaria fitness por encomenda compra insumo toda semana e precisa do fluxo semanal. O mesmo vale para quem vende salgados congelados para festas e revenda a lanchonetes, com boleto. Já a gestão de redes sociais para PMEs recebe um valor fixo por mês de cada cliente. Ali, o fluxo mensal basta.

Como ler o seu fluxo de caixa?

Olhe três números toda semana:

• O menor saldo do mês. É ele que diz se vai faltar dinheiro. O saldo do fim do mês esconde o buraco do meio.
• A diferença entre previsto e realizado. Se as vendas reais ficam sempre abaixo do previsto, sua previsão está otimista. Corte de 10% a 20% das próximas.
• Quantos dias o saldo cobre. Divida o saldo pelo gasto médio de um dia. Menos de 15 dias de folga pede atenção.

Uma meta simples para negócio pequeno: ter guardado o valor de um mês de custos fixos. Esse dinheiro é a reserva. Ele não entra na conta do que você pode gastar.

Para saber quanto dinheiro o negócio precisa ter parado para girar, a conta é outra. Ela usa os prazos de estoque, de receber e de pagar. É o capital de giro, e o fluxo de caixa é a base dele.

Erros que custam caro

• Confundir faturamento com dinheiro disponível. Vender R$ 6.000 não quer dizer ter R$ 6.000 na conta.
• Lançar a venda no dia da venda. Lance no dia em que o dinheiro cai.
• Esquecer as contas que não são do mês. IPVA do carro de entrega, renovação de licença, conserto de equipamento. Divida por 12 e guarde um pouco todo mês.
• Deixar a própria retirada de fora. Ela é saída de caixa como qualquer outra.
• Usar o cheque especial para fechar o mês. Está entre os créditos mais caros do banco.
• Antecipar recebíveis todo mês. Resolve a semana, mas você paga taxa sempre. Vira um custo fixo escondido.
• Fazer o fluxo uma vez e abandonar. Previsão velha engana mais do que ajuda.

A parte chata

O fluxo de caixa não aumenta suas vendas. Ele só mostra a verdade mais cedo. Às vezes a verdade é que a margem é baixa e nenhum prazo resolve.

Também dá trabalho. Conte de 15 a 30 minutos por semana para manter em dia. Quem vende fiado ou a prazo para empresas tem mais trabalho, porque precisa cobrar. Para esse caso, veja a ficha de cobrança amigável terceirizada para pequenas empresas. Se você prefere passar a tarefa adiante, existe o BPO financeiro para pequenas empresas.

Próximo passo

Faça o fluxo das próximas quatro semanas ainda hoje. Se o caixa aperta todo mês, o problema pode estar no preço ou nas vendas. O diagnóstico grátis de vendas e gestão ajuda a achar onde.